ただ闇雲に仕事を続けても、生産性は上がりません。

仕事の生産性を上げるコツについてまとめました。

1. 計画を立てる

計画性のない仕事は、破綻してしまったり、トラブルに巻き込まれることが多いです。

最初に細かな計画を立ててから取り組むようにしましょう。

日程や時間、予算、相手方とのアポなどを、レジュメにし、スケジュールを組むと良いでしょう。

そして、急な予定変更やトラブルを見越して、時間に余裕をもって計画を立てましょう。

そして全体の計画だけではなく、日々の詳細な計画を立て、毎日やるべきタスクを行えるようにしましょう。

2. 達成できるノルマを設定する

仕事の効率を上げるには、ノルマを決めることも大切です。

「今日はここまで仕事をする」「営業の成績を○○個増やす」というように目標を立てて仕事をすると、モチベーションが上がりやすいです。

しかしながら、無理なノルマを設定すると、逆にやる気や自己評価が下がりやすいので、実現可能な目標を立てましょう。

そして、ノルマには具体性が必要です。

「今日もがんばる」「なんとか完成させる」といったぼんやりとしたものでは、達成感が低く、客観性もないので、オススメできません。

3. 分担し協力し合う

仕事の効率を上げるには、仕事を分業制にしたり、分担することが大切です。

仕事が大きいものであればあるほど、一人で達成するのは難しいです。

チームで計画し、各々がやるべきことを分担し、達成することで、大きな仕事を完遂することができるのです。

ですから、お互いのチームワークや話し合いがとても重要になりますし、個々の能力は勿論のこと、お互いに補えあえるような関係が望ましいです。

足を引っ張り合ったり、敵対するのではなく、互いを評価し、協力し合うようにしましょう。

4. アポイントメントを忘れないようにする

仕事を行う上では様々なアポイントメントが大切です。

何の連絡もなしに、突然相手に会うのは失礼です。

事前に、日程や時間、話し合う内容を簡潔にまとめて、連絡することが大切です。

また、上司や、取引先に連絡する時は、基本的なマナーや敬語を忘れないようにしましょう。

言葉の乱れは信用の失墜にもつながります。

5. 必要なことはメモをとり整理する

仕事を行う上では、頭の中の記憶だけでは、さまざまな情報が曖昧になってしまうことが多いです。

覚えるべき事や、確認すべきことは膨大です。

必要なことはメモをとり、整理できるようにしましょう。

そして、スケジュールや仕事の内容に反映させることが大切です。

いくら情報を集めても、溜めこむばかりでは意味がないのです。

6. 後回しにせず取り掛かる

やるべき仕事は後回しにしたり、先延ばしにせずに、早めに取り掛かることが大切です。

「今はやる気が出ないから後でいいや」「後からやっても終わる」というように放っておいても、ずっとやる気がでず着手できない場合が多いです。

やるべき仕事があったらすぐに、取り掛かるようにしましょう。

何事も始めることで、やる気と言うのは出てくるものです、先延ばしにする人はなかなか成功することができません。

7. 基本的には仕事の時間を優先する

やるべき仕事がある場合は、1日の時間の中で仕事の時間を優先しましょう。

睡眠時間や食事の時間は勿論とらなければなりませんが、それ以外が仕事を優先するように調整すべきです。

適度な休憩は必要ですが、趣味の時間などに割り当ててしまったり、仕事と休憩を繰り返しすぎると、集中力が散漫になりやすいです。

仕事を行う時は、まとまった時間の確保が大切なのです。

8. 眠い時は寝る

やるべき仕事があっても、眠い時は寝た方が良いです。

就業時間中の居眠りはいけませんが、休憩時間に少し眠ることは大切です。

ずっと仕事を続けると、体が疲れるように、脳も疲れてしまい、仕事の効率が下がってしまいます。

ですから、適度な仮眠は、生産性を上げるコツなのです。

しかし、長い時間の昼寝は、かえって疲れやすくなり、やる気も減退するのでNGです。

15～30分程度の仮眠に抑えましょう。

そして、夜は最低でも5～6時間程度は睡眠をとるようにしましょう。

睡眠時間が3時間以下になると、心身を壊し、過労死してしまう可能性が上がってしまうのです。

9. 誘惑は遠ざけておく

やるべき仕事がある場合は、誘惑を遠ざけておきましょう。

趣味であったり、人間関係であったり、御馳走であったりと、仕事達成後のご褒美的に取り入れるのは良いですが、過度な摂取はオススメしません。

仕事と趣味が逆転しやすくなるので、節制することが大切です。

仕事が終わってから、楽しむように心がけましょう。

10. 行き詰ったら相談する

仕事中に行き詰ることは、誰にでも起こり得ることです。

上司や、同僚、部下に、相談し、話し合い、どう問題やトラブルを乗り越えるか、もう一度考えましょう。

具体的に計画を立て直し、損失の回避や、成功へと繋げて行きましょう。

一人で抱え込んでも、問題が大きくなってしまいがちなので、逐次、連絡や報告、相談をすることが大切です。

11. 評価をする

行った仕事に対しては、具体的な評価をすることが大切です。

つい、感情が混じりがちですが、客観的に成果や行動を見て、適切な評価と対価の支払いが必要です。

評価が足りなくても、評価しすぎても、やる気と言うのは下がってしまうものです。

モチベーションを保つためにも、正しい評価をすることが大切なのです。

12. 作業後のフィードバッグを欠かさない

仕事を終えた後は、常にフィードバックをすることが大切です。

客観的に仕事を、評価し、そして反省し、次の仕事へと生かすようにしましょう。

仕事を終わりっぱなしにして、次の作業に移ってしまうと、同じ失敗を繰り返したり、トラブルに見舞われたりすることが多いです。

常に、報告、連絡、相談を忘れないようにしましょう。

しかし、感情的に落ち込んで、引きずってしまうと、やる気が下がってしまうので、気持ちを切り替えることも大切です。

13. 適度に休日をとる

仕事の生産性を上げるには、適度な休日や休息をとることも大切です。

休みなく仕事を続けても、疲労が蓄積し、仕事の効率はどんどん下がってしまいます。

だらだらと休むのはよくないですが、時間を決めて休むことで、より効率を上げることができるのです。

まとめ

仕事の生産性を上げるには、計画性や、仕事の分担、適切な評価や、休息などが大切です。

闇雲に作業をするのではなく、客観的に行動し、メリハリのある仕事をしましょう