事務仕事で経験が浅い人にありがちなミスを10選まとめました。
- 打ち込みミス
- 電話対応のミス
- 書類整理のミス
- シュレッターのミス
- 引き渡しのミス
- コピーミス
- 必要なものを捨てる
- 提出物を忘れる
- 計算ミス
- 間違った伝言
1. 打ち込みミス
事務仕事と言えばパソコンを使っての打ち込みです。
しかしこの仕事に慣れていない人はミスを犯しがちです。
間違ってタイピングをしてしまったり、変換ミスが生じてしまうことがあります。
このようなミスは打ち込みの技術だけではなく、仕事を行いながら素早く確認することができなければ防ぐことはできません。
そしてこのようなスキルは経験によって身につきます。
このような理由により、経験の浅い事務員は打ち込みミスを生じさせることがあるのです。
2. 電話対応のミス
会社にかかってきた電話に対して、どのように応じるかは非常に重要です。
外部関係者との関係が絶たれると会社の利益に影響が及ぶことがあるために、かかってきた電話には丁寧に応じなければなりません。
しかし経験の浅い人が電話に出るとふさわしい対応ができないことがあります。
そのため上司が慌てて受話器を取り上げ、対応することもあるのです。
もちろん丁寧な言葉遣いに慣れている人は上手な対応が可能ですが、そうでない場合は相手に失礼な対応をしてしまうこともあるために、注意が必要です。
3. 書類整理のミス
事務員の仕事の中には、書類整理が含まれることがあります。
何枚もの書類を渡されてそれを支持された順番にまとめる作業や、資料を作成する作業などが依頼されることがあります。
このような場合にふさわしいものがふさわしいページに来るようにまとめることができなかったり、必要なページが欠けてしまうことがあります。
4. シュレッターのミス
これまで保管されていたものの、必要なくなった重要書類は破棄されるのが一般的です。
このようなものをシュレッターに欠けるようにお願いされる事務員がいます。
しかし経験が浅い人の場合、それを人目のつくところに置いてしまったり、本当にこれら全てを破棄してよいのだろうかという不安からいくつかの書類をそのまま保管しようとする人もいます。
シュレッターでの書類破棄は簡単な作業ではあるものの、重要な書類が多いことから不安に駆られることもあり、このような状況がミスを生じさせることがあります。
5. 引き渡しのミス
事務員は上司から書類の受け渡しを頼まれることがあります。
そして部署の異なる人に書類を渡してきて欲しいと頼まれた場合、相手の顔をはっきりと認識していないこともあります。
これは仕方がないことでしょう。
しかしこのような状況が間違った相手に重要書類を渡してしまうというミスを招くことがあります。
とりわけ社員の顔をあまり知らない新人事務員の場合、このようなミスが生じやすくなります。
6. コピーミス
コピーミスも事務経験の浅い人に見られるミスです。
上司はコピーが必要となったときにその都度事務員にコピーを頼むことはしません。
多くの場合、コピーが必要なものがいくつか生じた場合に事務員にまとめてコピーをお願いします。
そのためこの資料を100枚、別の資料は50枚といったように種類に従ってコピー枚数が異なる場合が生じます。
そして枚数がいくつであったかを忘れてしまったり、勘違いしてしまって必要以上のコピーを行ってしまったり、逆に少ない枚数のコピーしかとらないといった状況が生じることがあります。
このようなミスが多い場合、メモを取ることで改善が可能です。
7. 必要なものを捨てる
必要なものを自分の判断で捨ててしまう人もいます。
このようなものが自分個人の仕事に影響する場合はまだしも、会社にとって必要なものである場合は大問題に発展します。
このようなミスが生じるのは、上司とのコミュニケーション不足が関係しています。
職場の雰囲気によっては上司がしっかりと対応してくれなかったり、仕事が忙しので話しかけないで欲しいというオーラを発していることがあります。
そのため新人事務員が質問したいと思っても、それができないのです。
このようなミスが生じないよう、上司は新人事務員に気配りを示すべきです。
8. 提出物を忘れる
仕事を行い、出来上がったものを提出してから帰宅するように上司からいわれたものの、それを提出せずに帰宅してしまう新人事務員がいます。
このようなミスは慣れない仕事に一生懸命になり、仕事が終わってホッとし、思わずそれを提出し忘れてしまうのです。
このような状況は仕事に慣れることによって改善されますが、もし続くようであればメモなどに大きく「提出」と書いてパソコンのモニター横などに張り付けておくことができます。
9. 計算ミス
事務員には何かと計算を行わなければならない仕事が付きまといます。
そしてちょっとした計算ミスが生じることも多々あります。
これには入力ミスが関係していることがあり、数字を間違って入力してしまったがゆえに正しい答えが導き出されないのです。
10. 間違った伝言
上司や他の部署で働く人から伝言を預かり、それを伝えなければならない状況があります。
しかしその伝言の内容を忘れてしまったり、伝え忘れるというミスを犯すことがあります。
とりわけ新人事務員は社員の名前や顔をまだ覚えていないこともあり、このような状況が生じると伝言の確認ができないこともあるのです。
事務仕事で経験が浅い人にありがちなミスを10選まとめました。
1. 打ち込みミス
事務仕事と言えばパソコンを使っての打ち込みです。
しかしこの仕事に慣れていない人はミスを犯しがちです。
間違ってタイピングをしてしまったり、変換ミスが生じてしまうことがあります。
このようなミスは打ち込みの技術だけではなく、仕事を行いながら素早く確認することができなければ防ぐことはできません。
そしてこのようなスキルは経験によって身につきます。
このような理由により、経験の浅い事務員は打ち込みミスを生じさせることがあるのです。
2. 電話対応のミス
会社にかかってきた電話に対して、どのように応じるかは非常に重要です。
外部関係者との関係が絶たれると会社の利益に影響が及ぶことがあるために、かかってきた電話には丁寧に応じなければなりません。
しかし経験の浅い人が電話に出るとふさわしい対応ができないことがあります。
そのため上司が慌てて受話器を取り上げ、対応することもあるのです。
もちろん丁寧な言葉遣いに慣れている人は上手な対応が可能ですが、そうでない場合は相手に失礼な対応をしてしまうこともあるために、注意が必要です。
3. 書類整理のミス
事務員の仕事の中には、書類整理が含まれることがあります。
何枚もの書類を渡されてそれを支持された順番にまとめる作業や、資料を作成する作業などが依頼されることがあります。
このような場合にふさわしいものがふさわしいページに来るようにまとめることができなかったり、必要なページが欠けてしまうことがあります。
4. シュレッターのミス
これまで保管されていたものの、必要なくなった重要書類は破棄されるのが一般的です。
このようなものをシュレッターに欠けるようにお願いされる事務員がいます。
しかし経験が浅い人の場合、それを人目のつくところに置いてしまったり、本当にこれら全てを破棄してよいのだろうかという不安からいくつかの書類をそのまま保管しようとする人もいます。
シュレッターでの書類破棄は簡単な作業ではあるものの、重要な書類が多いことから不安に駆られることもあり、このような状況がミスを生じさせることがあります。
5. 引き渡しのミス
事務員は上司から書類の受け渡しを頼まれることがあります。
そして部署の異なる人に書類を渡してきて欲しいと頼まれた場合、相手の顔をはっきりと認識していないこともあります。
これは仕方がないことでしょう。
しかしこのような状況が間違った相手に重要書類を渡してしまうというミスを招くことがあります。
とりわけ社員の顔をあまり知らない新人事務員の場合、このようなミスが生じやすくなります。
6. コピーミス
コピーミスも事務経験の浅い人に見られるミスです。
上司はコピーが必要となったときにその都度事務員にコピーを頼むことはしません。
多くの場合、コピーが必要なものがいくつか生じた場合に事務員にまとめてコピーをお願いします。
そのためこの資料を100枚、別の資料は50枚といったように種類に従ってコピー枚数が異なる場合が生じます。
そして枚数がいくつであったかを忘れてしまったり、勘違いしてしまって必要以上のコピーを行ってしまったり、逆に少ない枚数のコピーしかとらないといった状況が生じることがあります。
このようなミスが多い場合、メモを取ることで改善が可能です。
7. 必要なものを捨てる
必要なものを自分の判断で捨ててしまう人もいます。
このようなものが自分個人の仕事に影響する場合はまだしも、会社にとって必要なものである場合は大問題に発展します。
このようなミスが生じるのは、上司とのコミュニケーション不足が関係しています。
職場の雰囲気によっては上司がしっかりと対応してくれなかったり、仕事が忙しので話しかけないで欲しいというオーラを発していることがあります。
そのため新人事務員が質問したいと思っても、それができないのです。
このようなミスが生じないよう、上司は新人事務員に気配りを示すべきです。
8. 提出物を忘れる
仕事を行い、出来上がったものを提出してから帰宅するように上司からいわれたものの、それを提出せずに帰宅してしまう新人事務員がいます。
このようなミスは慣れない仕事に一生懸命になり、仕事が終わってホッとし、思わずそれを提出し忘れてしまうのです。
このような状況は仕事に慣れることによって改善されますが、もし続くようであればメモなどに大きく「提出」と書いてパソコンのモニター横などに張り付けておくことができます。
9. 計算ミス
事務員には何かと計算を行わなければならない仕事が付きまといます。
そしてちょっとした計算ミスが生じることも多々あります。
これには入力ミスが関係していることがあり、数字を間違って入力してしまったがゆえに正しい答えが導き出されないのです。
10. 間違った伝言
上司や他の部署で働く人から伝言を預かり、それを伝えなければならない状況があります。
しかしその伝言の内容を忘れてしまったり、伝え忘れるというミスを犯すことがあります。
とりわけ新人事務員は社員の名前や顔をまだ覚えていないこともあり、このような状況が生じると伝言の確認ができないこともあるのです。
