仕事の早い人に共通する18の特徴をまとめました。

「仕事は、忙しそうな人間に頼め」ということばがあります。

忙しい人に仕事を頼んだら、いつ仕上がるか分からなくて、かえって不安になりそうです。

ところが、仕事がさばけるので、みんなが仕事を依頼するため、結果、忙しくなっているのです。

暇そうにしている人は、案外、仕事がさばけない人なのです。

1. デスクトップやフォルダーが整理されている

コンピュターの電源を入れると、デスクトップ一杯に、アイコンが並ぶ人がいます。

よく使うもの、ほとんど使わないものが、混在しています。

使用パソコンメーカーのCMサイトにつながるアイコンまでも並んでいます。

これに対して、仕事が早い人のデスクトップは、すっきりと数少なく整理され、名刺帳という相手の連絡先や住所、特徴や趣味・特技、誕生日など、いただいた名刺を整理したファイルにつながるアイコンがあったりします。

また、仕事スケジュールという、現在の仕事の進行状況や問題点、今後の予定などを表にしたエクセルにつながるアイコンがあったりします。

ファイルも細かに分類されていて、大から小、粗から細にいくように保存されており、効率よくファイルが取り出せるようになっています。

ここを見るだけで、仕事ができるか否か、分かりそうです。

2. 机上や引き出しなどが、整理整頓されている

1と同様に、身の回りの整理整頓が行き届いています。

机上に、たばこの吸い殻から、読みかけのスポーツ新聞紙、飲みかけのさめたコーヒーカップが散乱しているのとは違って、すっきりしています。

引き出しも、誰が開けても「どこに、何があるか」一目瞭然、並べられたフラットファイルの背表紙には、きちんと表題が書かれ、ファイルによっては、年月日まで記されているので、経年比較の要求にも即、返答できます。

3. 朝から元気溌剌である

寝ぼけた眼に、どことなく疲れた様子で出社するのではなく、はりのある「おはようございます」の声と共に、エネルギッシュに入室してくる姿から、バリバリ仕事を片付けようとする意気込みが感じられます。

4. 必要な資料や書類が手元にある

仕事を遂行する上で、必要だと考えられる資料や書類は、仕事の早い人は、暇を見て、きちんと手元にそろえています。

仕事を始めてから、資料や書類を探すのでは、同室内にあるものならばよいのですが、他課や資料室を訪ねなければならないとなると、無駄な時間を費やす結果となり、納期に間に合わなかったり、焦りがでてきたりする要因になります。

5. 仕事の軽重が判断できる

どれも同じ仕事と受け取るのではなく、内容の重要性を判断して仕事の遂行にあたります。

例えば、最終決済が、役員レベルの仕事と課長レベルの仕事とでは、内容の重要性が全く違います。

どれも同じ力で行うのではなく、仕事内容の軽重を見極めて、費やす時間や内容の精度など、調整しながら仕事をしています。

6. スケジュールが立てられる

納期から逆算して、スケジュールを立てて仕事にかかります。

資料収拾の段階、市場調査の段階などと、必要事項を整理し、それに要する時間、費用、人員など、可能な限り細かなスケジュールを立てます。

こうしておくと、仕事を進めていく中で、進行状況や急務を要する点などが見えてきて、一見、無駄なようですが、最終的には、効率よく仕事を進めることにつながります。

7. 周りの状況が読める

仕事によっては、途中で、上司の決裁をもらわないと、次の段階に進めないことがあります。

こうした時に、仕事の早い人は、上司のその日の動向を頭に置いて、午後不在ならば、午前中に仕上げるように、午後からの出社なら、後回しにするような工夫を怠りません。

闇雲に仕事をして、いざ印鑑となった時に、上司が不在では、仕事を進めることもできず、大きな空白の無駄時間ができた上に、仕事は遅れることになります。

8. 同時進行ができる

納期と場合によっては、いくつかの仕事を平行して進行させる力量を、仕事の早い人は、もち合わせています。

一つのことしかできないというのでは、仕事の早い人には到底なれません。

9. 優先順位が理解できる

いくつか依頼された仕事について、考えもなく、頼まれた順に黙々とやるのではなく、納期や内容などの面から、先に進めるべき仕事と後に回せる仕事とに分けたり、仕事の規模や予算などの差異から、精度や密度の違いを意識したりと、どの仕事を優先的に行うか、計画立てて行うことが、手早く片付けようとする時に、大事なポイントとなります。

10. 修正は、即、その場で行う

上司のチェックやグループ検討会などの場で、書類の一部訂正や削除、挿入などが入った時には、可能な限り、その場で修正し、これでいいかのOK承認を得ておきます。

こうしておくと、改めて、承認をもらうための起案をしなくて済みますので、結果として、時短になり効率的です。

11. こまめにチェックする

面倒ですが、仕事の進捗状況について、チェックを欠かしません。

数人で取り組んでいる仕事であれば、誰が、どこで、何を、どれくらいまで進めているか,現時点の進捗状況が、細かに分かるということは、例えば、応援部隊を派遣するとなった時に、応援部隊の仕事内容、場所、期間などが即座に把握できて、無駄なく、手早く手配できることになります。

また、当人が急病や予期せぬ事情等で仕事を遂行できなくなった時にも、細かなチェックがされていれば、どこから、何をしたらよいのかも分かります。

12. すきま時間をうまく活用する

業務の間のちょっとした空き時間を、実に上手く利用して、休息時間にしたり、新たな資料を探しに資料室に向かったり、上司に、それとなく現時点までの仕事内容や課題を打ち明けて、サゼッションをもらったり、ヒントをもらったりと、一時も無駄な時間にしません。

13. 集中力がある

周りがどんなに喧噪であろうと、自分の仕事に没頭できる強い集中力をもっています。

仕事の遅い人は、得てして、隣の並びの話しに首を突っ込んだり、独り言から他をまきこんで、無駄なおしゃべりに発展したりと、何かしら、仕事中も周囲にも気が向いている傾向にあります。

ところが、仕事の早い人は、一端、キーボードに向かったら、部屋に誰がいるのかさえ意識にないほどに、ディスプレイに集中して仕事を進めます。

14. 小休止を生かす

一息つく時には、喫煙ルームに行く、売店でコーヒーを求める、1階に下りて、ごく近くを散歩する、テイクアウトのコーヒー店に行く、など、部屋と自分のデスクから離れることが大事です。

仕事の場から離れることで、気分転換になり、リフレシュして小休止以降の仕事へ取り組むことができます。

自分の机についたまま、誰か相手を見つけて、昨晩のバラエティ番組やプロ野球の話をしているようでは、周りの迷惑になっているだけで、小休止になっていません。

仕事の早い人は、仕事と休息との区別もはっきりとしていて、休息が、次の仕事へのエネルギー補充、気分転換になっています。

15. 速度と精度を使い分ける

仕事の内容に応じて、早く仕上げることに意味のある仕事と、綿密に仕上げることに意味のある仕事と、同じような仕事でも、速度をねらうか、精度をねらうかで、時間も内容も違ってきます。

どの仕事も、同じ手順で、同じようにくり返す仕事の遅い人と違って、仕事の早い人は、その仕事のポイントは何かを意識して、いい意味で、仕事への取り組みに、軽重をつけているのです。

少々粗くても手短に片付ける仕事、細部に気を配って綿密に行う仕事と、差を付けているから、同じ仕事をさばくでも、変化があって楽しめるので、元気に取り組めるのかも知れません。

16. 次の仕事が予想できる

次、何が指示され、どんな仕事を命じられるか、およその予測をつけることができます。

そのため、次の指示を受けても、慌てることがなく、内容によっては、覚悟もできているので、ふてくされることもありません。

やっと終わって、予測もしていなかった次の仕事を命じられると、誰だって、むっとするのは当然です。

ところが、仕事の早い人は、あらかじめ予測していますから、極端にいえば、笑顔で、喜んで仕事を受けることになり、上司のうけも好印象をもたれることになります。

そうした力をつけるには、次の項の一覧表に、過去の仕事内容をまとめていくことです。

そこから、類推できること、前もって準備できることは、たくさんあります。

17. 過去の仕事実績の一覧表がある

参考資料、文書形式、消費時間、課題、評価など、煩わしくても過去の仕事内容について、エクセルにまとめておくと、同一形式で使える資料があったり、手順が同じような仕事であったりと、今に生かせるものがでてきます。

仕事の早い人は、メモリーにある過去の資料や文書を、案外上手に生かしているものです。

遅い人に限って、文書形式から新たにエクセルで作りだすようなことに、時間を費やしていることがあります。

同じような仕事であれば、事務文書なども同じようなものになるはずです。

ファイルに、きちんと整理してあれば、そこを考えなくて済むだけでも、仕事が早くなります。

18. 次の日の仕事内容をメモして帰る

仕事の早い人は、朝の仕事の取りかかりも早いのが特徴です。

朝から元気に来ていますから、伊の一番に仕事に取りかかります。

それには、訳があって、出社した自分の机上には、今日の仕事内容と手順、関係文書、資料のメモが貼ってあったのです。

昨日の帰り、それらのメモを準備してから帰宅していたのです。

昨日の内から、今日の手早い仕事が準備されていたのです。

まとめ

仕事の早い人は、整理整頓がしっかりとできる人です。

机上や引き出しは無論のこと、パソコンのデスクトップ、フォルダー、ファイル名、なども誰が見ても解りやすく､すぐに使える状態で、保存・整理されています。

過去のデータがまとめられているのも同じです。

ある面から見れば、几帳面と言えるでしょうが、そんな性格というより、仕事のさばき型です。

仕事が、事務的、数的に整理されていて、効率的に活用されています。

早さの秘密がそこいらにあります。